Na rynku cały czas pojawiają się nowe narzędzia ułatwiające pracę zdalną. Jeżeli jesteś przedsiębiorcą lub Twoją rolą jest organizowanie pracy w firmie, ale nie wiesz które z nich sprawdzą się najlepiej, ten artykuł będzie dla Ciebie przydatny. Zostały w nim opisane darmowe narzędzia, których osobiście używam. Narzędzia podzieliłam na 4 sekcje: komunikacja, organizacja pracy, burze mózgów oraz udostępnianie plików.

Komunikacja

1. Slack

Slack umożliwi Ci płynną komunikację z zespołem w ramach jednej organizacji. Jest szczególnie przydatny, jeżeli we współpracę nad projektem jest zaangażowana duża grupa osób np. project manager, projektanci UX, projektanci UI, deweloperzy, testerzy, a nawet analitycy biznesowi.

Dla mnie największym plusem Slacka jest ograniczenie liczby maili dotyczących jednego wątku. Na Slacku możemy tworzyć kanały (publiczne lub prywatne) – swoiste sekcje, gdzie zaangażowani w dany temat członkowie grupy mogą swobodnie rozmawiać. Możesz również pisać wiadomości prywatne, bezpośrednio do konkretnej osoby. Dostajesz notyfikację, gdy pojawią się wiadomości, które stricte Ciebie dotyczą. Poprzez aplikację możesz również udostępniać pliki. Dostępny jest szereg integracji z aplikacjami zewnętrznymi jak np. Google Drive. Bezpośrednio na Slacku możesz również przeprowadzać wideorozmowy.

Slack ma wersję bezpłatną, która zawiera pewne ograniczenia, np. limit maksymalnej ilości wiadomości, które są archiwizowane w ramach jednej organizacji oraz płatną, która tych ograniczeń nie ma. Po więcej informacji odsyłam na stronę Slacka.

2. Gmail, Google meet

Gmail to skrzynka pocztowa, która cieszy się niezwykle dużą popularnością. Możesz tworzyć w niej własne filtry, etykiety, zakładki, czy oznaczać istotne wątki. Przyda Ci się gdy twój zespół projektowy jest mały i nie używasz komunikatora takiego jak Slack. Szczególnie istotny będzie w przypadku, gdy preferujesz utrzymywać z ludźmi kontakt telefoniczny – warto wtedy prowadzić podsumowania wszystkich rozmów w formie pisemnej. Dzięki temu unikniesz niedomówień i będziesz miał potwierdzenie tego co zostało ustalone.

Dzięki Google, możesz również korzystać z Google Meet, co umożliwia prowadzenie rozmów wideo z wieloma osobami. Nikt niczego nie musi instalować, nie masz limitu czasowego rozmowy, a wszystkie rozmowy i spotkania pojawiają się w kalendarzu. Wystarczy wygenerować linka, którego udostępnisz osobom z którymi chcesz przeprowadzić spotkanie. Muszą one jednak korzystać  z konta Google.

3. Zoom

Zoom stał się szczególnie popularny w erze koronawirusa, gdzie wszyscy często jesteśmy ograniczeni wyłącznie do pracy zdalnej. Możesz z niego korzystać do tworzenia grupowych wideokonferencji, które dadzą Ci namiastkę realnego spotkania z twoim zespołem 😉  Dla mnie jest to alternatywa dla Google Meet, jeżeli moi rozmówcy nie korzystają z Gmaila.

Niestety w wersji darmowej rozmowa może trwać tylko 40 minut. Po tym czasie – chcąc rozmawiać dłużej trzeba założyć nowe spotkanie lub zdecydować się na wykupienie abonamentu 🙂

Wszystkie wymienione wyżej narzędzia posiadają wersję mobilną.

Organizacja pracy

1. Asana

Asana jest świetnym narzędziem do organizacji pracy, gdy mamy do czynienia z dużą ilością zadań. Nawet w wersji darmowej możesz utworzyć ich nieograniczoną ilość. Do każdego zadania dodasz opisy, ustalisz deadline, przydzielisz osoby które nad nim pracują. Użytkownicy w czytelny sposób widzą co jest do zrobienia i na kiedy – w formie listy lub kalendarza. Na Asanie mogą ze sobą rozmawiać, wysyłać pliki. Jest więc również dobrym narzędziem do komunikacji. Integrując Asanę np. z Toggle można monitorować czas pracy poświęcony na poszczególne zadania.

W wersji płatnej dostępne są dodatkowe udogodnienia np. tworzenie osi czasu, kamieni milowych itp. Więcej informacji znajdziecie na stronie Asany.

Asana świetnie sprawdza się przy koordynacji dużej ilości mniejszych zadań np. projektów graficznych w agencjach marketingowych.

2. Trello

Trello umożliwi Ci tworzenie tablic. Dzięki niemu możesz organizować zadania w przejrzysty i praktyczny sposób. Trello daje radę nawet przy rozpisywaniu backlogu (listy wszystkich zadań jakie powinny być wykonane, aby otrzymać produkt) projektując aplikację.

Ja Trello używam również w życiu osobistym. Świetnie sprawdza się do sporządzania wszelkich list, rozpisywania celów, tworzenia notatek.

Wersja bezpłatna to możliwość starzenia 10 tablic, nielimitowane karty i listy oraz możliwość umieszczania plików do 10 MB. Na stronie Trello znajdziesz informacje o płatnych udogodnieniach.

3. Todoist

Jest to dobra opcja w szczególności do codziennej samoorganizacji. Todoist to listy rzeczy do zrobienia, które możesz podzielić na sekcje i oznaczyć priorytety. Ciekawą opcją jest możliwość tworzenia zadań cyklicznych np. co wtorek muszę wysłać maila do zespołu  z uwagami do korekty. Wykonane możesz odhaczać, a za ich terminową realizację otrzymujesz punkty, co bardziej opornych może nieco zmobilizować 🙂 

Todoist umożliwia pracę z zespole (w bezpłatnej wersji maksymalnie 5 osobowej grupie). Zespół ma wgląd do wszystkich zadań, więc każdy widzi co jest jeszcze do zrobienia, co ułatwia podział obowiązków.

Todoist ma również płatną wersję Premium oraz Business. Więcej informacji znajdziesz tutaj.

Wszystkie wymienione wyżej narządzie posiadają wersję mobilną.

Burze mózgów

1.Miro

Jeżeli cenisz sobie kreatywne podejście do projektowania i doceniasz wagę wizualizacji procesów, map myśli itp., twojemu zespołowi przyda się Miro. W mojej ocenie jest to obecnie najlepsze narzędzie, które umożliwia przeprowadzenie wszelkich burz mózgów. W aplikacji możesz stworzyć dowolne własne tablice od podstaw, bądź skorzystać z gotowych schematów: Kanban Framework, Mindmap, User Story Map Framework, Wireframing, Brainwriting, Customer Journey Map. Tworząc tablice masz do dyspozycji wiele różnych narzędzi – stylów tekstu, karteczek, kształtów, naklejek itp.

Nad jedną tablicą może pracować kilka osób jednocześnie, co świetnie sprawdzi się np. do przeprowadzania warsztatów. Gotową tablicę możesz również udostępnić komuś wyłącznie z opcja dodawania komentarzy. Wadą darmowej jest to, że Twoje tablice widzi każdy kto ma dostęp do linka. 

W wersji bezpłatnej możesz stworzyć do 3 tablic i nie możesz ich zapisać na swoim komputerze. Tutaj znajdziesz informacje o możliwościach płatnych wersji.

2. InVision, funkcja Freehands

InVision jest narzędziem dedykowanym do prototypowania wcześniej stworzonych statycznych makiet. Ma również dodatkową opcję – Freehands, gdzie można szkicować proste makiety lo-fi, ładować własne grafiki. Używałam jej w początkowych procesach projektowych zanim odkryłam Miro, w którym pracuje mi się dużo sprawniej. InVision nie ma również opcji udostępniania stworzonej tablicy z opcją dodawania komentarzy (każdy kto ma linka może mieć podgląd tablicy lub możesz mu dać prawa do jej edycji). Przewagą InVision jest możliwość wyeksportowania stworzonych szkiców do formatu .png.

W wersji darmowej InVision możesz tworzyć dowolną ilość „freehandsów”. A o płatnej wersji przeczytasz tutaj.

3. Dokumenty Google

Powszechnie znane i niezwykle przydatne narzędzie, choć czasem niedoceniane. W Dokumentach Google znajdziemy odpowiednik Worda (Dokumenty) czy Excela (Arkusze). Przyda Ci się, gdy nad dokumentami projektowymi pracuje kilka osób. Będą one miały możliwość edycji i śledzenia zmian, oraz dodawania komentarzy.

Udostępnianie plików

1.Dysk Google

Na Dysk Google możesz załadować i udostępniać pliki do 15 GB. Na swoim dysku możesz posegregować dokumenty w folderach. Pliki przechowywane w chmurze nie zginą, a ty i osoby, którym nadasz odpowiednie uprawnienia będą mogły mieć do nich wgląd z każdego urządzenia.

Nie jest to jednak najwygodniejsza opcja, gdyż umieszczając na dysku duże pliki, zużywasz swoją darmową przestrzeń. Jeżeli pliki mają być tam przechowywane długo – rozważ użycie innego narzędzia.

Masz możliwość dokupienia dodatkowej przestrzeni dyskowej.

2. Dropbox

W celu przechowywania ciężkich dokumentów dotyczących projektu, które mają być dostępne dla kilku osób – świetnie sprawdza się Dropbox. Dropbox Basic (bezpłatne konto) to 2 GB przestrzeni dyskowej, gdzie możesz udostępnić pliki. Dodatkowo możesz przywrócić pliki usunięte w ciągu 30 dni i zarządzać ich wersjami. 

Dropbox ma wiele płatnych opcji o których przeczytasz tutaj.

3. WeTransfer

Jeżeli jednorazowo masz przesłać komuś duże pliki i nie wymaga to uporządkowania – możesz skorzystać z WeTransfer. Dzięki darmowej wersji tej aplikacji prześlesz pliki do 2GB. Płatna wersja to możliwość przesyłania plików o wielkości nawet do 20GB.

Podsumowanie

Każde z wyżej przedstawionych narzędzi jest darmowe w wersji podstawowej, więc swobodnie możesz je wypróbować zanim podejmiesz decyzję czy Ci odpowiada i czy chcesz skorzystać z płatnych rozszerzeń. Mam nadzieją, że ułatwi Ci to sprawną koordynację procesów projektowych w Twojej organizacji 😉

Zapraszam do zapoznania się z pozostałymi artykułami na moim blogu.